Vijf tips voor een succesvol hybride evenement

Hoe ziet de toekomst van de evenementen eruit? Na anderhalf jaar online events, mogen we elkaar eindelijk weer offline ontmoeten. Er is meer mogelijk en mensen hunkeren naar sociaal contact. We krijgen bij HonigEvents steeds meer aanvragen voor hybride events: een fysiek evenement dat door middel van een livestream ook vanuit huis kan worden gevolgd. Elke nieuwe vorm van evenementen komt met nieuwe uitdagingen. Een hybride event: hoe werkt dat precies en waar moet je op letten? Lees hier onze vijf tips voor een succesvol hybride evenement. 

Tip 1: speel in op de verschillende behoeftes

De behoeftes van mensen die naar een fysiek evenement komen staan verschillen vaak van de behoeftes van mensen die een online evenement bijwonen. Bij een online stream kan er in korte tijd veel informatie worden overgedragen: efficiëntie is een belangrijk onderdeel. Bij een fysiek evenement komen mensen – onder andere – voor het sociale gedeelte. Een dag van acht uur voor een fysiek evenement spreekt aan: interessante sprekers wissel je af met een goede lunch, sociale momenten en interactieve onderdelen. Een dag van acht uur voor een online evenement? Daar zitten weinig mensen op te wachten. 

Bij het organiseren van een hybride evenement is het dus belangrijk dat je een aantal interessante sprekers hebt waar mensen vanuit huis kunnen inschakelen. Kies voor een paar kortere presentaties, bijvoorbeeld één spreker in de ochtend en één in de middag. Daaromheen kunnen alle online bezoekers hun tijd thuis zelf indelen en gaat hun eigen dag gewoon door. Op locatie is er ondertussen tijd voor sociale momenten. Verschillende behoeftes vragen om een verschillende aanpak. 

Tip 2: zorg voor voldoende interactie

Laat de letterlijke afstand niet een figuurlijke afstand tussen de verschillende bezoekers creëren. Zorg voor interactie tussen de mensen thuis en de mensen in de zaal: hiervoor hebben we verschillende tools die we kunnen inzetten. Denk aan het stellen van vragen: “Wat vinden de mensen thuis” versus “Wat vinden de mensen op locatie?”. Zorg ervoor dat beide groepen zich bewust zijn dat er ook nog een andere groep is die meekijkt en meedoet. 

Tip 3: stel een strikte timeline met headliners samen

Tijdens een hybride evenement organiseer je eigenlijk een offline én een online evenement, tegelijkertijd. De programma’s lopen lineair aan elkaar, maar kunnen nooit de hele tijd hetzelfde zijn. Laat de twee programma’s samenkomen: rekening houdend met de kortere spanningsboog van de online kijker en de behoefte aan sociaal contact van de offline bezoeker. 

Kies voor verschillende tijdsblokken, verschillende sprekers en een paar headliners: meerdere korte sessies. Op die manier kunnen de mensen thuis zelf kiezen welke delen ze bijwonen en welke niet. Bij de tijdsplanning is het voor de mensen thuis erg belangrijk dat er ook echt aan de gezette tijden wordt gehouden. Waar bij een fysiek evenement een presentatie nog wel eens tien minuten later – of eerder – kan beginnen, is voor de mensen thuis stiptheid fijn. Als je later begint missen de mensen thuis het begin van een workshop of presentatie, maar als je te laat begint kijken ze naar een wachtscherm en komen ze wellicht in de knoop met hun eigen planning. 

Tip 4: beschrijf de context voor een optimale beleving

Onthoud dat mensen thuis niet meekrijgen wat er allemaal buiten het beeld gebeurt. Als spreker reageer je vaak op je publiek en als publiek op je spreker. Gebeurt er ergens iets wat niet op beeld te zien is? Benoem het, zodat de deelnemers thuis begrijpen wat er op locatie gebeurt. Context is enorm belangrijk voor een goede belevenis. Het zorgt ervoor dat mensen echt het idee hebben dat ze erbij horen, dat ze weten en voelen wat er allemaal gaande is op locatie. Belevenis is essentieel voor een goed online event (daar schreven wij al eerder over). 

Tip 5: zorg voor een presentator en een moderator

Bij een hybride evenement is het belangrijk dat je een presentator én een moderator hebt. Een host verwelkomt de online en fysiek aanwezige gasten en zorgt voor interactie; een moderator beheert de vragen die online binnenkomen. De moderator en de host zijn de verbindende factor tussen de mensen thuis en de mensen aanwezig. Het is belangrijk dat zij nauw samenwerken. Gaat een sessie over een inhoudelijk onderwerp? Zorg ervoor dat de moderator inhoudelijke kennis heeft zodat hij in staat is vragen op waarde in te schatten. 

Dit waren de vijf tips die ervoor zorgen dat jouw hybride event gegarandeerd een succes wordt. Interesse in een hybride event op onze evenementenlocatie? Neem contact met ons op. We spreken graag de mogelijkheden met je door.